Übergabeprotokolle, zumeist ungenügend

Übergabeprotokolle, zumeist ungenügend

Der Auszug aus einer Mietwohnung oder einem angemieteten Ladenlokal steht an und in diesem Zusammenhang stellt sich dann für beide Parteien des Mietvertrages die Frage, ob und ggf. in welcher Höhe der Vermieter gegenüber dem Mieter Ansprüche geltend machen kann. Können sich Vermieter und Mieter dann beim Auszug nicht darüber einigen, ob der Mieter dem Vermieter noch etwas zu ersetzen hat, dann ist ein Rechtsstreit vor dem zuständigen Gericht häufig unausweichlich. Typische Fragestellungen sind dann, ob der Vermieter die Kaution einbehalten darf, der Mieter darüber hinaus Schadenersatz zu leisten hat oder ob der Mieter seiner Renovierungspflicht in einem ausreichenden Maße nachgekommen ist. In diesem Zusammenhang wird dann unter Umständen zu klären sein,

  • Wie sah die Wohnung / das Ladenlokal bei der Übernahme durch den Mieter aus?
  • Wie sah die Wohnung / das Ladenlokal bei der Rückgabe an den Vermieter aus?

Wer muss was beweisen?

Im Zivilrecht gilt der Grundsatz, dass jede Partei eines Prozesses die für sie wichtigen 7 günstigen Tatsachen beweisen muss (BGH, 13. November 1998, V ZR 386/97). Sollte es um die Frage gehen, ob eine Renovierungspflicht besteht, dann kann von Bedeutung sein, ob die Wohnung unrenoviert übergeben wurde (BGH, 22. August 2018, VIII ZR 277/16). Sollten Schäden an der Substanz der Mietsache moniert werden und lehnt der Mieter die vom Vermieter geltend gemachten Schadenersatzansprüche ab, da diese Schäden z.B. schon beim Einzug vorhanden gewesen sein sollen, dann muss der Mieter diese Tatsachen beweisen (OLG Düsseldorf, 27. März 2003, 10 U 64/02). In diesem Zusammenhang sollte man sich nicht auf Zeugenaussagen verlassen. Denn diese werden sich nach einem längeren Zeitraum nicht mehr an Details erinnern können. Deshalb kann ein gutes Übergabeprotokoll im wahrsten Sinne des Wortes „Gold“ wert sein.

Rechtsnatur eines Übergabeprotokolls

Die Rechtsnatur eines Übergabeprotokolls ist für das Mietrecht bisher höchstrichterlich nicht geklärt. Der Bundesgerichtshof hat am 5. April 2006 (VIII ZR 163/05) mitgeteilt, dass es sich nicht um ein konstitutives Schuldanerkenntnis (also nicht um einen eigenständigen Schuldgrund) handeln soll. Dies führt grundsätzlich dazu, dass dem Mieter alle Einwände gegenüber Forderungen des Vermieters, die er aufgrund des Mietvertrages diesem entgegenhalten kann, erhalten bleiben.

Ein größerer Teil der Rechtsprechung geht wohl von einem sogenannten negativen Schuldanerkenntnis aus (OLG Celle, 16. Juli 1997, 2 U 70/96; AG Lörrach, 28. Mai 2003, 4 C 382/03). Die Gerichte, die dieser Rechtsauffassung folgen, halten alles das was nicht im Protokoll aufgeführt wird, in einem späteren Rechtsstreit rechtlich für irrelevant. Wer jedoch schon an mehr als einer Wohnungsübergabe persönlich teilgenommen hat weiß, dass unter praktischen Gesichtspunkten diese Rechtsauffassung fehlgeleitet ist. Auch professionelle Vermieter arbeiten häufig mit Übergabeprotokollen, die in einem Rechtsstreit nicht die gewünschte Klarheit bieten. Vor diesem Hintergrund ist aus unserer Sicht die Rechtsauffassung, die von einer Beweislastumkehr ausgeht, zu bevorzugen (OLG Düsseldorf, 27. März 2003, 10 U 64/02). Dies bedeutet, dass zunächst einmal unterstellt wird, dass das Protokoll alle für eine rechtliche Auseinandersetzung relevanten Informationen enthält. Sollte eine der Parteien der Meinung sein, dass bestimmte für den Rechtsstreit rechtlich relevante Umstände darin nicht enthalten sind, dann trifft sie dafür die Beweislast.

Was sollte in einem guten Übergabeprotokoll enthalten sein?

Heute ist es noch üblich, dass auf Vordrucken handschriftliche Notizen aufgenommen werden. Im Idealfall versuchen die Parteien des Mietvertrages darin die aus ihrer Sicht maßgeblichen Mängel so genau zu beschreiben, dass ein Dritter, also im Streitfall der Richter, nachvollziehen kann, ob Schäden vorhanden waren und welches Ausmaß diese im Zeitpunkt der Protokollierung hatten. Dies klappt in der Praxis jedoch meist nur unzureichend. Deshalb sollte ein wirklich gutes Übergabeprotokoll die folgenden Angaben enthalten:

  • Eine Grundrissskizze der Wohnung / des Ladenlokals;
  • Eine Beschreibung der Mängel, die aus Sicht beider Parteien unstreitig vorliegen plus eine Darstellung, wer in welcher Form für die Beseitigung der Mängel zuständig ist und welche Aufwendungen die andere Partei dafür ggf. machen muss;
  • Eine Beschreibung der Mängel, über deren Vorliegen bzw. Ursachen keine Einigung erzielt werden konnte;
  • Fotos von allen in das Protokoll aufgenommenen Mängeln und deren Zuordnung im Text und in der Grundrissskizze;
  • Fotos, die den allgemeinen Zustand der Liegenschaft durch Übersichtsbilder darstellen;
  • Notizen zu den Zählerständen;
  • Dokumentation der übergebenen Schlüssel und ggf. der noch zu übergebenden Schlüssel;
  • Datum und Unterschriften der an der Übergabe beteiligten Personen.

Bei sogenannten B2B Verträgen (Business to Business = Geschäftsraummietverträge) ist bei Übergabeprotokollen, die den Zustand der Liegenschaft im Zeitpunkt des Einzugs darstellen und die darüber hinaus Einigungen dazu enthalten, in welchem Zustand die Liegenschaft von einer der Parteien zukünftig zu versetzen ist, darauf zu achten, dass solche Einigungen entweder nur von vertretungsberechtigten Personen vorgenommen werden oder dass diese später im Mietvertrag noch einmal nachgezeichnet werden. Dieses Problem wird regelmäßig dann relevant, wenn der Geschäftsraummietvertrag eine längere feste Laufzeit haben soll. Werden dann umfangreiche Einigungen im Rahmen der Übergabe durch nichtvertretungsberechtigte Personen durchgeführt, dann besteht die Gefahr, dass dem Schriftformerfordernis des § 550 BGB nicht genügt wurde und deshalb nur ein unbefristeter Mietvertrag vorliegt!

Sind damit alle Beweisprobleme behoben?

Viele von Ihnen werden jetzt denken, dass die oben genannten Anforderungen an ein wirklich gutes Übergabeprotokoll völlig überzogen sind. Insbesondere wird es einem nicht gelingen, diese kompletten Anforderungen in einem einzigen Termin zu erreichen, da gerade das Einfügen bzw. Anheften der Fotos an das Übergabeprotokoll in der Praxis ein großes Problem darstellen wird. In einem solchen Fall würde es eher auf zwei Termine hinauslaufen oder auf ein späteres Einfügen der Fotos und eine spätere Bestätigung, dass diese Fotos denen entsprechen, die im Zeitpunkt der Übergabe gemacht wurden. Sollten Sie also aus Praktikabilitätsgründen auf das Hinzufügen von Fotos zum Übergabeprotoll verzichten, dann sollten Sie grundsätzlich nicht auf das Anfertigen von Fotos verzichten. Ideal ist es, wenn die Kamera dann auch das Datum und die Uhrzeit einblendet. Dann können zumindest später in einer gerichtlichen Auseinandersetzung in Ergänzung zum Protokoll diese Fotos vorgelegt werden.

Doch selbst wenn Sie wie zuvor beschrieben vorgehen, werden nicht alle Beweisprobleme behoben. Sie werden dadurch mitunter deutlich reduziert. Streitpunkte zu Fragen, worauf z.B. eine Schimmelbildung zurückzuführen ist oder ob die Wände aufgrund von Zigarettenkonsum unangemessen stark vergilbt sind, wird man hierdurch nicht ohne weiteres in einer Form dokumentieren können, die es dem Gericht oder einem von ihm hinzugezogenen Gutachter ermöglichen, die Ursachen bzw. die Angemessenheit von Reparatur oder Renovierungsmaßnahmen beurteilen zu können. Viele andere Streitpunkte werden hierdurch aber geklärt werden können.

Fazit

Ein Übergabeprotokoll kann also nicht ausführlich genug sein. Insbesondere wenn die Parteien sich nicht darüber einig werden können, ob Mängel vorliegen bzw. was deren Ursache ist oder ob diese bereits beim Einzug vorlagen, ist eine gute Dokumentation des Zustandes im Zeitpunkt der Übergabe sehr hilfreich. Gerade bei Geschäftsraummietverträgen kann es sich anbieten, einen Gutachter hinzu zu ziehen. Häufig bietet es sich in diesen Fällen auch an, eine Vorbegehung durchzuführen. Diese dient dann dem Zweck, vor dem eigentlichen Übergabezeitpunkt abzuklären, ob und ggf. welche Maßnahmen noch vom Mieter durchzuführen sind. Sollte man dann eine Einigung erzielen und der Mieter dann noch ausreichend Zeit haben, die Reparaturen bis zum vereinbarten Übergabezeitpunkt durchzuführen, so kann dies gerade aus Sicht des Mieters durchaus kostensparend sein. Man muss dann nicht über den Übergabezeitpunkt hinaus Schadenersatz für die überlange Nutzung der Liegenschaft zahlen.

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